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【開業】失敗しない歯科予約管理システム選びのコツとサービス5選

2019.08.06 21:48





歯科医院開業をする先生にとって、物件・ホームページなど主なものをどの業者に頼むか決定していくことと思いますが、準備が進んでくると、レセコン・電子カルテ・予約システムなどをどの業者にするかという判断が必要になってきます。

 

一度導入すると、切り替えも手間やスタッフの慣れに時間がかかるので、なるべくなら最初からこれだ!と思うものに決定したいですよね。

 

スタッフにとって、アポイントのストレスが少ない方が業務がはかどります。

一般的に医院は、①来院時に次回の予約をとるか、②電話・③オンラインの3通りの方法で予約を取得します。

そのうちのオンラインでの予約システムに関して、選ぶポイント、5つサービスをピックアップして紹介いたします。(検索で上位で出てきたメーカー、最近よく目にするメーカーなどを選抜しました。)

 

勤務医時代にある程度使い慣れているメーカーなど知識はある程度あるかもしれませんが、各種メーカーを調査することはなかなかしたことがないと思うので、せひ参考にしてください。

 

知っておきたい電子カルテの知識 オンプレ型とクラウド型の違いとは?

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歯科医院向け予約システムを決定する時期

【開業】失敗しない歯科予約管理システム選びのコツとサービス5選

ホームページに入れ込む作業も発生するので、ホームページ作成前、遅くとも完成前の後半には業者が決定しているといいと思います。

ホームページ業者によっては追加料金がかかることがあると思われるので、最初に予約システムを入れたい、といって見積もりの目安を確認しておくと良いでしょう。(おそらく、決めた業者と、予約システムを入れる方法の工数により見積もり額が変わります。)

【ホームページの準備に関する記事はこちら 【開業準備】開業成功のためのホームページ制作前の準備リスト10 】

 

歯科医院予約システム以外の方法

歯科向けの予約システムではないものをwordpressのプラグインなどで入れる方法もありますが、歯科向けに機能が搭載され作られたシステムを今回はご紹介します。

 

歯科医院向け予約管理システムを選ぶポイント

 

 

①ホームページへの導入の簡単さ

ホームページにリンクを貼るタイプが多いですが、その際にホームページに実装などが必要なのかなど確認が必要です。

おそらく、医院にホームページの管理ができる人(CSS,HTMLなどがわかる人)がいないと難しいので、ホームページ業者もしくは、予約システム業者に依頼が必要になる可能性が高いと思われます。ホームページ制作段階に予約システム業者が決まっているとスムーズでしょう。

 

②スタッフ・患者さん双方にとって使いやすいインターフェース

スタッフにとっても、患者さんにとっても、頻繁に利用するものになるので、ストレスなく使用でき、見た目にも好感がもてる、もしくは医院の好みのデザインにカスタムできるようなものが良いでしょう。

 

③導入費用

導入に初期費用がかかることが一般的です。クラウド型(オンラインでサーバー上でシステム)か従来型(自院の端末上にソフトを入れる)かで値段が異なり、一般的に後者の方が高額になります。

 

④月額コスト

クラウド型だと導入時の費用はかかりませんが、月額の利用料がかかることが一般的です。

月額1万円〜2、3万円程度が目安です。

 

⑤リコールのメールなどがしやすいかどうか

医院運営の上で、キャンセル率は経営を左右する大きな要素となります。予約管理ができ、患者さんへのリコールの連絡のしやすいシステムも多く出ています。紙での管理では難しく時間がかかってしまう部分なので、せっかく歯科向けの予約システムをりようするからには、ぜひ活用したい機能です。

 

⑥サポート体制

やはり、導入した後のサポート体制があるに越したことはないです。不具合があった場合は、患者とのトラブルにもなり得ますので、問い合わせ時の対応から、信頼できるサポートが受けられそうかという部分も気にしておくと良いでしょう。

 

⑦バージョンアップなどの手間

従来型の場合は、ソフトがアップデートされた時に自院で更新する必要があります。クラウド型の場合だとそういったアップデートは不要になるので、システムの管理ができるかどうか等もポイントになってきます。

 

⑧運営企業

最後に、機能などで、最終的に決められない場合は、システムの運営企業も気にしておくといいかもしれません。

業界に強いメーカーか、信頼できる企業か、ホームページの企業情報などを閲覧して調べておくと、どういう会社なのかよく理解した上でお付き合いできますし、次に違うサービスが必要になったときに知見のある企業なら、相談できることもあります。

 

歯科向け予約管理システムサービス5選

 

1.Dentry

【URL】https://dentry.jp/

【運営企業】GMO

【特徴】初期設備投資不要で、インターネットと既存のPCがあれば導入できます。また、いつでも解約可能なため、気軽に乗り換えが出来ます。

「キャンセル統計」、「再診率統計」など6種類の統計機能を完備。日常の予約データを入力するだけで、多彩な経営分析が可能となります。技術力に定評のあるDentry。最新技術を駆使したインターフェースで、正確さと迅速さを実現します。

利用者の声をもとに、毎月バージョンアップをしており、使いやすさを常に追求し続けるサービスです。

【導入費用】スタータープラン:30,000円 / 標準プラン:80,000円

【月額利用料】スタータープラン:5,000円 / 標準プラン:20,000円

 

2. EPARK歯科

 

【URL】https://business.epark.co.jp/service/haisha

【運営企業】EPARK

【特徴】全国約8,000医院が導入しており、導入実績No. 1のサービスです。

EPARK社独自のリサーチで診療内容やこだわりポイントなど、医院の魅力を最大限にアピールします。

また、患者様がリアルタイムで空き情報を確認可能で、チェア稼働率アップが見込めます。管理画面はスマートフォンやタブレットからも操作可能です。

紙の診察券をアプリでまとめることができ、プッシュ通知機能で患者様にご連絡しますので、無断キャンセルの防止に繋がります。

【導入費用】要問い合わせ

【月額利用料】要問い合わせ

 

3.ジニー

【URL】https://genie-dc.com/

【運営企業】株式会社DentaLight

【特徴】患者様ご自身でネット予約が可能です。予約前には自動でリマインドメッセージが送信され、キャンセル防止・定着促進に繋がります。導入後の来院数位は右肩上がりとなりました。

また、次回の予約が決まっていない患者様を自動でリストアップ。どの段階で治療を中断されているのか分かるようになります。リスト上から患者様へ連絡可能で、予約が確定すれば自動で削除されます。手軽かつ的確に未予約情報を把握・管理でき、中断率が大幅に減少しました。

【導入費用】要問い合わせ

【月額利用料】要問い合わせ

 

4.予約Premium

【URL】https://www.nhosa.com/product/yoyaku/

【運営企業】NHOSA

【特徴】診療時間外でも24時間予約が可能で、患者様自身が予約登録・時間変更を手軽に行うことが出来ます。

システムは、予約可能時間を自動で抽出出来ますので、窓口業務の負担を軽減します。

また、担当の勤怠時間やユニットの基本利用時間をリンクさせることで、ミスのない予約が可能となります。

患者様の治療内容のデータと連動し、治療可能担当医や治療時間などを細かく設定出来ます。予約業務を徹底的にサポートします。

【導入費用】要問い合わせ

【月額利用料】要問い合わせ

 

5.歯科予約・予定管理システムPROGRAMα(プログラムアルファ)

【URL】http://www.media-inc.co.jp/product/pga/

【運営企業】メディア株式会社

【特徴】操作やソフト・ハード障害について問い合わせ可能な「メディアサポートライン」を完備しており、導入後のサポート体制も万全です。

また、患者様の電話番号を登録するだけで、ショートメッセージにて予約の確認など歯科医院で決めた設定を自動で配信出来ます。患者様の無断・事前キャンセルを予防します。

統計情報も充実。キャンセル率は事前・当日・無断ごとに数値化、稼働率は時間帯やユニット別に分けて数値化されます。

スタッフの予定や院内連絡事項も管理・共有でき、多彩な機能をシンプルに使いやすくまとめたシステムで、効率よく正確な業務を可能とします。

【導入費用】要問い合わせ

【月額利用料】要問い合わせ

 

まとめ

今回は歯科向け予約システムの選び方と、サービスのご紹介をいたしました。

今回ご紹介した予約システム以外にもサービスはあります。ご自身で調べたり、開業している先輩や知り合いに聞きながら、後悔のないように決定しましょう。問い合わせフォームから問い合わせをすると、即時資料がダウンロードできる企業もあります。

自分で病院に受診する際に、患者さんの気持ちになって色々なところの予約システムを日頃利用していると、使いやすいシステムにピンときやすいかもしれないですね。

 

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