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【例文あり】医療従事者のための「妊娠報告」後編・ビジネスマナー講師に教わる妊娠報告メールのポイントとマナー!

2020.01.16 14:22





 

 

(こちらの記事は2019年2月に弊社メディアサイトDwomanに掲載した記事です。サイトが移行しましたのでこちらに再掲載致します。)

 

妊娠がわかった時、喜ぶ気持ちと同時に、出産や産後に向けて、仕事や職場への報告はどうすればいいんだろうと不安に思う女性がたくさんいます。
病院やクリニックなどの勤務だと、休みがとりにくかったり、忙しい職場だと言いにくい雰囲気であることも多々ありますね。

 

妊娠しても、周りに迷惑をかけるのではないかと、手放しで喜べずに悩む女性医療関係者は大勢。

そこで、医療従事者のための「妊娠報告」を前編・後編でお伝えします。前編では妊娠報告の時期や、様々な経験談・誰にどう言ったかアンケート結果をご紹介しました。後編の今回は妊娠報告のメール文の文例をご紹介します。

妊娠報告とメール

前編の結果を簡単にまとめると 医療関係者にとったアンケートでは

 

いつ   ・・・「安定期前に」

だれに  ・・・「一部の上司・同僚に」

どうやって・・・「直接もしくはメールで」

 

妊娠報告した方が過半数でした。

→ 前編はこちら

 

デリケートな内容ですが、少なからず妊娠報告をメールでする機会があるという事実です。

しかし、いざ自分の妊娠のことに関するメールとなると、、、 仕事の業務連絡のメールなどは慣れていても、

「一体どう書き出せばいい?」「体調に不安があるから、配慮が必要だということをどう伝えればいいのだろう」「こんな文面で失礼はないかな?」「まだ全員には知られたくないんだけどどのように言えば。」と次々と疑問が湧いて来ることでしょう。
でも大丈夫です。この記事を読めばメールのマナーに関する疑問や不安が解消されるので安心してください。
今回は、医療従事者のために、医療業界における人事・社員教育の経験がある一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師の花井先生が医療従事者向けの例文を作成してくださいました。 さらに役立つワンポイントアドバイスもいただきましたので是非参考にして「妊娠報告」をしっかりとスマートに済ませましょう!

 

 

文例作成者

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師
花井美代子

三重県出身。日本福祉大学卒業。2007年10月から2014年3月まで医療系サービス会社の取締役として人事、社員教育に携わる。社員、クライアント、取引業者。いろいろな立場の方とメールのやり取りをする中で、たった1通のメールが“知識の豊富さ”や“素晴らしい人柄”を簡単に壊してしまうことがあると痛感し、一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師資格を取得。医療業界における人事・社員教育の経験を活かした、ビジネスメールの指導が得意。マナー講師としての講演実績も多数。

 一般社団法人日本ビジネスメール協会  https://businessmail.or.jp/ 

 

今回、メールを送る対象によって内容が異なるため、 「上司」(文例①)「同僚」(文例②) に向けての2通の文例をご作成くださいました。

 

それではまず上司に向けた場合から、早速見てみましょう。

 

上司に向けた妊娠報告メール 文例①

文例①

 

件名:私事についてのご報告

 

  • ●科 部長

▲▲先生

 

お疲れ様です。■■です。

 

お忙しいところ恐縮ですが、個人的にご報告したいことがあり、

メールをお送りいたしました。

 

先般より体調不良を感じており、クリニックを受診しましたところ、

妊娠していることが分かりました。

まずは、▲▲先生にご報告をさせていただきます。

 

業務上、関係者の皆さんに、すぐにでもお知らせする必要があると存じます。

 

しかし、何分にも安定期に入っておりませんので、

しばらくは様子を見ようと思っております。

 

体調によっては、速やかに皆さんにご報告し、

業務の調整等をお願いするつもりでおります。

 

当面は体調に注意をしながら、業務に取り組んでまいります。

 

今回の件につきましては、◆◆部の●▲先生にも後ほどお伝えいたします。

 

しばらくの間は、▲▲先生と●▲先生にだけお伝えすることになりますので、

お含み置きいただけると幸いです。

 

休業や復職などのスケジュールに関しましては、

あらためてご相談させていただきます。

 

よろしくお願いいたします。

 

(署名)

 


 

同僚に向けた妊娠報告メール 文例②

文例②

 

件名:私事についてのご挨拶

 

  • ●科の皆さま

 

お疲れ様です。■■です。

 

お忙しいところ失礼します。

個人的なことではありますが、皆さんにお伝えすることがあり

メールをお送りいたします。

 

このたび、妊娠していることが分かりました。

実際には2か月前に確認しておりましたが、不測の事態を考え、

安定期に入るまでご報告を控えておりました。

 

▲▲先生、●▲先生には妊娠が分かった段階でお伝えしておりますが、

あらためて皆さんにお伝えいたします。

 

できる限り業務に支障のないよう気を付けていきたいと考えておりますが、

ご迷惑をおかけすることもあると思います。

その際にはどうぞよろしくお願いいたします。

 

業務の調整などは、あらためてご相談させていただければと思います。

 

今後ともよろしくお願いいたします。

 

(署名)

 


妊娠報告メールのポイント

上記、文例を作成くださったビジネスマナー講師の花井先生からポイントのコメントをいただきました。

 

<ポイント>

大前提として、直属の上司には会って伝えるのが基本です。ただ、忙しい、タイミングがあわないなど、なかなか時間を取れない方に向けては、まずはメールで伝え、その後に電話や対面で話をすることもあります。

 

同僚などに向けては、全員にメールで伝えてから、個人的に時間を作ってもらい、電話や対面で話をするのがよいでしょう。

 

報告する順番でもめる可能性があるときは、報告すべき相手に根回しをして誤解を防ぎましょう。場合によっては、先に伝えていた先生の名前は書かず「上司には妊娠が分かった段階でお伝えしております」といった伝え方にします。

 

妊娠はデリケートな事柄なので、上司に対しては「報告」でもよいでしょうが、同僚に対して「報告」という表現を使うと、意図しない印象を与えたり「報告なんて待っていない」などと受け取られたりする可能性があります。件名に「妊娠」と入れると表現が率直すぎてよい印象を与えないこともあるので「私事」とすれば十分です。

 

あくまでも、「控えめに」「周囲に配慮して」が基本です。これは、医療従事者も一般企業も共通です。

 

まとめ

今回は、妊娠報告の際のメールマナー文例をご紹介しました。前編で、妊娠報告を快く思わない方も少なからずいらっしゃることがわかりました。
医療従事者のための「妊娠報告」調査!!病院・職場への妊娠報告いつがいい?

ビジネスマナー講師の花井先生のアドバイスのように、「控えめに」「周囲に配慮して」を心がけて、必要な内容を失礼のないように伝えたいものですね。

もしも、妊娠報告のメールが、うまく思いつかない、わからない時はぜひこの記事を参考にくしてださい。(webサイト等への無断転載不可)

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